Fizyoterapi, randevu yönetimi açısından kendine özgü bir sektördür: tedaviler tek seferlik değil, haftalara yayılan seans serileri hâlinde ilerler. Bir danışan 10 seanslık paket alır, haftada üç gün gelir ve her seansta kalan adedin doğru sayılması gerekir. Bunu kâğıt defterle yürütmek hem hata yapmaya açıktır hem de zaman kaybettirir.
Fizyoterapi randevu programı tam da bu tekrar eden yapıyı otomatikleştirmek için vardır. Bu sayfada bir fizyoterapi veya rehabilitasyon merkezinin randevu yazılımından ne beklemesi gerektiğini ve e-Randevu’nun bunu nasıl çözdüğünü anlatıyoruz.
Fizyoterapi randevu programı nedir?
Fizyoterapi randevu programı; merkezinizin terapistlerini, çalışma saatlerini, danışan randevularını ve seans paketlerini dijitalde yöneten bir yazılımdır. Klasik bir takvimden farkı, fizyoterapinin tekrar eden ve pakete dayalı yapısını anlamasıdır.
İyi bir sistem üç şeyi otomatikleştirir: tekrarlayan randevuların oluşturulması, alınan paketten kalan seans sayısının sayılması ve danışanlara seans öncesi hatırlatma gönderilmesi. Bu üçü, fizyoterapi merkezinin en çok zaman ve gelir kaybettiği noktalardır.
Seans paketi takibi: en büyük rahatlama
Fizyoterapide gelirin çoğu seans paketlerinden gelir. Danışan 10 ya da 20 seanslık paket alır; ama her seansta “kaç seans kaldı” sorusunu deftere bakarak ya da hafızadan takip etmek hem yorucu hem hataya açıktır. Yanlış sayım, ya danışana fazladan seans vermenize ya da hak ettiği seansı eksik kullandırmanıza yol açar.
e-Randevu’da danışanın aldığı paketi bir kez tanımlarsınız; her gerçekleşen seansta kalan adet otomatik düşer ve danışan kartında net biçimde görünür. Böylece hem siz hem danışan, paketin neresinde olduğunuzu her an bilirsiniz. Paket bitmeye yaklaştığında yenileme zamanını da kolayca yakalarsınız.
Tekrarlı randevular: bir kez tanımla, takvim dolsun
Haftada üç gün, aynı saatte gelen bir danışanın seanslarını tek tek elle girmek hem zaman alır hem de hata riski taşır. Fizyoterapinin doğası gereği randevuların çoğu bu şekilde düzenli tekrar eder.
e-Randevu ile tekrarlı bir randevu serisini bir kez tanımlarsınız — sistem ilgili günleri terapistin takvimine otomatik ekler. Bir seansı ertelemeniz gerektiğinde sadece o günü değiştirirsiniz, seri bozulmaz. Bu, hem sekreterya işini hem de hatalı kayıtları büyük ölçüde ortadan kaldırır.
Devamsızlığı azaltan otomatik hatırlatmalar
Bir fizyoterapi seansı belirli bir terapistin zamanını ayırır; danışan gelmediğinde o saat tamamen boşa gider ve telafisi zordur. Üstelik tedavinin sürekliliği açısından kaçırılan seans, danışanın iyileşme sürecini de aksatır.
Seans öncesi otomatik SMS hatırlatma, danışanların unutmaktan kaynaklı devamsızlığını belirgin biçimde azaltır. Danışan gelemeyeceğini önceden bildirdiğinde de o slotu başka bir danışana açabilirsiniz. Sonuç: daha dolu bir takvim, daha verimli terapist saatleri ve kesintisiz ilerleyen tedaviler.
Çok terapistli merkezlerde düzen
Birden fazla fizyoterapistin çalıştığı bir merkezde, kimin hangi danışanla hangi saatte ilgilendiğini takip etmek hızla karmaşıklaşır. Her terapistin kendi uzmanlık alanı, çalışma saatleri ve doluluğu farklıdır.
e-Randevu’da her terapistin ayrı takvimi, çalışma saatleri ve izinleri tanımlanır. Randevular doğru terapiste düşer, çakışma olmaz ve merkezin tamamının doluluğunu tek ekrandan görürsünüz. Raporlar sayesinde hangi terapistin ne kadar dolu olduğunu, hangi paketlerin daha çok dönüştüğünü de net biçimde izlersiniz.